Kütüphane binaları eğitim, öğretim ve araştırma için gerekli her türlü yayının uluslararası standartlara göre düzenlenip hizmete sunulduğu, bu kaynaklardan yararlanacak sağlıklı ve engelli kullanıcıların sosyal ve kültürel ihtiyaçlarını karşılayacak konforlu mekanlar olarak planlanmalıdır. Kütüphane binalarının teknik donanımları ve mimari yapısı modüler sistemde olmalı ve binanın tamamı veya belli bölümleri 7/24 kullanıma açılabilmelidir. Kütüphane binaları kullanıcı ve çalışanlarının etkinliğini en üst düzeye çıkartan aynı zamanda en az çabayla en etkin kaynak yönetimine olanak sağlayan akıllı binalar olarak tasarlanmalıdır.
2013 yılı verilerine göre Türkiye’deki üniversite sayısı 176 adettir. Üniversiteler kurulurken doğal olarak derslik, yurt, yemekhane gibi mekanlara öncelik verilmekte; sosyal, kültürel ve araştırma yaşamının sürdürüldüğü, öğrenmenin zorunlu bir parçası olan kütüphanelere ise genellikle küçük ve amaca uygun olmayan mekanlar tahsis edilmektedir. Eski üniversitelerin birçoğunda bile yeterli ve uygun kütüphane binası bulunmamaktadır. Bazı üniversitelerde ise geniş kütüphane binaları inşa edilmektedir, fakat çeşitli nedenlerle bu kütüphane binalarının bazı kısımları başka birimlere tahsis edilmektedir.
Kütüphane binaları, üniversitenin kurulmasına karar verildiğinde öncelikli olarak planlanmalı, eğer üniversite bir süre geçici bir mekanda hizmet verecekse kütüphane üniversitenin kolay erişilebilir, yeterli büyüklükte ve konforlu bölümünde hizmete açılmalıdır. Kütüphane binaları için üniversite nüfusuna göre hesaplanmış asgari standartlar Ek-2’de önerilmiştir. EK-2’deki standartlarda sadece raf ve oturma alanları hesaplanmış olup, araştırmacılar için özel alanlar, toplantı ve sergi salonları ile çalışanlar için gerekli alanlar ve sirkülasyon alanları bu büyüklüklere dahil edilmemiştir. Projenin mimari özellikleri, üniversitenin diğer yapıları ile sağlanan olanaklar ve üniversitenin lokasyonları dikkate alınarak kütüphane binaları kütüphanecilerin de içinde bulunduğu ekip ile birlikte planlanmalıdır. Üniversite kütüphaneleri planlanırken EK-2’de önerilen standartların yanısıra aşağıda sıralanan hususlar dikkate alınmalıdır:
Her örgütte olduğu gibi kütüphanelerin asıl gücünü iyi yetişmiş personel oluşturmaktadır. Üniversite kütüphanelerinin çalışmalarında başarılı olabilmesi için üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinden mezun, alanında yetkin, bilgi teknolojilerini kullanabilen, hizmet geliştirebilen, en az bir yabancı dil bilen, dünyadaki gelişmeleri takip ederek uygulayabilen, tercihen lisansüstü eğitim yapmış uygun nitelikte ve yeterli sayıda kütüphanecilere sahip olmalıdır. Nicelik ve nitelik yönünden yetersiz personele sahip kütüphanelerde, kütüphane hizmetlerden beklenen sonuç alınması mümkün değildir. Bu tür sorunlar uygulamada çeşitli sıkıntıların ortaya çıkmasına ve hizmetlerin aksamasına neden olmaktadır. İnsan kaynağı açısından üniversite kütüphaneleri nicelik ve nitelik olarak çağdaş standartlarda olmalıdır. Üniversitelerde kütüphanelere ilişkin bir standart personel politikasının saptanarak, uygulamada karşılaşılan sıkıntıların ortadan kaldırılması gerekmektedir. Standart bir hizmetin verilebilmesi için mesleki formasyonu olan kütüphaneci sayısının diğer personele oranı, kullanıcı başına düşen kütüphaneci sayısı hizmetlerin istenilen düzeye çıkarılmasında önemli göstergelerdir.
Üniversite kütüphanelerinde çalışan kütüphaneci personelin, kütüphaneciliğin gereklerine uygun olarak yetiştirilmesi ve özlük haklarında iyileştirme yapılması büyük önem taşımaktadır. Mesleki formasyona sahip olmayan kişilerin kütüphane yöneticisi olarak atanması önemli bir sorun teşkil etmektedir ve bu soruna daha çok devlet üniversitelerinde rastlanmaktadır. Üniversite yönetimlerince kütüphaneler pasif görev yeri olarak görülmekte ve farklı idari birimlerde, çeşitli pozisyonlarda çalışan kişiler söz konusu gerekçeyle kütüphanelere atanabilmektedir. Türkiye’deki üniversitelerde 8’i aktif olmak üzere 14 adet Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü bulunmaktadır. Bu bölümlerde lisans, yüksek lisans ve doktora öğretimi yapılmaktadır. Bu raporun kabul edilmesi halinde, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlıklarına / Müdürlüklerine atanacak kişiler için;
koşulları temel kriterler olmalıdır.
Son yıllarda gerek devlet gerekse vakıf üniversitesi kütüphanelerindeki personel maaşları diğer personele nazaran düşük kalmıştır. Öte yandan üniversite kütüphanelerde, kütüphane yöneticilerinin yetiştirilmesi için orta kademe yönetici alt yapısı oluşturamadığı; yabancı dil bilen, teknoloji bilgisine sahip, deneyimli ve yüksek lisans derecesi olan konu uzmanı kişilerin yeterli sayıda olmadığı; kütüphane hizmetlerinin yürütülmesine destek verecek yeterli sayıda tam ve yarı zamanlı çalışanların istihdam edilemediği görülmektedir.
Bilgi ve belge yönetimi alanında gelişen teknolojik alt yapıya bağlı olarak, yeni teknolojilere hakim ve teknoloji alanında kendini sürekli geliştiren meslek personeli ihtiyacı vardır. Personelin görev dağılımı ve yetkilendirilmesinde ihtiyaç duyulan pozisyona uygun niteliklere sahip yetkin personelin tercih edilmesi verimli iş süreçleri açısından önemlidir. Mesleki formasyona sahip olmayı gerektirmeyen rutin işler için ise yardımcı personel desteği sağlanmalıdır.
Devlet üniversitelerinde farklı kadrolarda (uzman, kütüphaneci, sözleşmeli, vb.) çalışan meslek personeli ortak statüde birleştirilmelidir. Atama ve yükseltmelerde mesleki yetkinlik, yönetim becerileri gibi hususlarda liyakat esaslarına dikkat edilmelidir. Personel ve ücret politikası kütüphanelerin 7/24 hizmet politikasına uygun olarak düzenlenmelidir. Bu kapsamda personele sunulan, servis, yemek ve sosyal haklar gibi konularda yeniden düzenleme yapılmalıdır.
Ulusal ve uluslararası mesleki toplantı ve gelişmelerin takip edilmesi kütüphane hizmetlerinin gelişimi açısından önemlidir. Ayrıca çalışanlar için mesleki uzmanlık eğitimleri, Erasmus programları, çalışan değişimi, mentorluk ve yetkinlik eğitimleri planlanmalıdır.
Kütüphanelerin çalışma ortamında uygun olmayan koşulların varlığı, zaman içinde fiziksel, ruhsal ve toplumsal nitelikli meslek hastalıklarının oluşumuna neden olmaktadır. Çalışma ortamında fiziksel, biyolojik, ergonomik, kimyasal nitelikteki etkenler, çalışanın sağlığını olumsuz yönde etkilemekte ve çalışan için her faktör bir sağlık riski oluşturmaktadır.
Üniversite kütüphanelerindeki personel standartları için EK-2’de önerilen standartlar ile aşağıda sıralanan hususlar dikkate alınmalıdır:
Kütüphanelerin eğitim, öğretim ve araştırmaya gerektiği gibi destek verebilmelerinin en önemli ön koşullarından biri kütüphanelere yeterli ve sürdürülebilir bir bütçe sağlanmasıdır. Bütçe ile kastedilen basılı ve elektronik yayın alım ve abonelikleri için yıllık olarak ayrılan parasal kaynaklardır. Diğer harcamalar belirlenen standartlardan yola çıkılarak ayrıca hesaplanmalıdır. Basılı ve elektronik bilgi kaynakları, eğitim, öğretim ve bilimsel araştırmanın vazgeçilmez unsurudur. Yeterli kütüphane bütçesine sahip üniversiteler, araştırmalara, dolayısıyla yeni bilgi üretimine gerekli katkıyı sağlamakta, ürettiği bilgi endüstride uygulama alanı bularak üniversiteye ve ülkeye ekonomik girdi oluşturmaktadır. Üniversitelerin araştırma performansı, yayın üretimi, diğer üniversiteler arasındaki yeri ve dünyadaki görünürlüğü kütüphanelere ayırdıkları mali kaynak oranı ile yakından ilgilidir.
2013 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu’nda, devlet üniversitelerinin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı sermaye giderlerinde yer alan yayın alım bütçeleri toplamı 61.654.000,00 TL olup, üniversite toplam bütçelerinin %0,04’ü ile %3,3’ü arasında değişmektedir. Bunun parasal karşılığı ise 20.000,00 TL ile 5.600.000,00 TL arasında değişmektedir. 104 devlet üniversitesinden sadece 16’sının bütçesi 1.000.000,00 TL ve üzerindedir. Üniversitelerde kişi başına yayın alım bütçesi ise 5,00 TL ile 340,00 TL arasında değişmektedir. 2013 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Gerçekleşmelerinde ise, devlet üniversitelerinin yayın alımları için cari ve sermaye bütçelerinde yıl içerisinde yapılan ödenek aktarmaları ile basılı yayın alımlarında 20.332.736,20 TL, elektronik yayın alımlarında 65.683.708,15 TL olmak üzere toplam 86.016.444,35 TL ödenek kullanılmıştır. Gerçekleşmeler sonucu kullanılan bu ödenek tutarı, üniversite toplam bütçelerinin %0,02’si ile %2,96’sı arasında değişmektedir.Bunun parasal karşılığı ise 11.405,36 TL ile 5.018.439,31 TL arasındadır(*). 2013 yılı bütçe gerçekleşmelerinde, 104 Devlet üniversitesinden sadece 20’sinın bütçesi 1.000.000,00 TL ve üzerinde olup, basılı ve elektronik yayın alımlarında kullanılmak üzere yıl içerisinde aktarılan ödenek tutarı ise 24.362.444,35 TL’dir. Yıllara göre bütçe gerçekleşmelerinde, basılı ve elektronik yayın alımlarında kullanılmak üzere aktarılan ödenek tutarları düzenli olmayıp üniversitelerin bütçe performansına göre değişmektedir. Vakıf üniversitelerinin yayın alım bütçeleri açıklanmadığından dolayı bir karşılaştırma yapılamamaktadır.
Gelişmiş ülkelerde, kütüphane yayın alım bütçesinin üniversitenin toplam bütçesine oranı %3-4 civarındadır. Türkiye’de ise 2013 yılında 104 devlet üniversitesinden sadece 7’si %1’i aşabilmiştir. EK-3’ten de anlaşılacağı üzere Türkiye’de kütüphane koleksiyonunun geliştirilmesi ve güncel tutulmasında önemli bir etki yaratan kütüphane bütçesi konusunda herhangi bir standart olmadığından, oranlar üniversite yönetimlerinin kararları doğrultusunda şekillenmektedir.
Devlet üniversite kütüphanelerinin bütçesi yukarıda belirtilen sorunlara rağmen 2009 yılına kadar düzenli artış göstermiştir; ancak 2010 yılında uygulamaya konulan yeni bütçe yapısı, kütüphane bütçelerinin farklı birimlere kolayca aktarılması, artışların düzenli yapılmaması gibi olumsuzlukları da beraberinde getirmiştir. Mevcut bütçe yapısı ile ilgili yapısal değişiklikler ve sorunlar şu şekilde ifade edilebilir:
Üniversite kütüphanelerindeki bütçe standartları için EK-3'te önerilen standartlar ile aşağıda sıralanan hususlar dikkate alınmalıdır:
Koleksiyon, kütüphanelerin en önemli unsurlarından biridir ve her türlü yazılı, basılı ve elektronik ortamda kayıtlı bulunan kaynaklardan oluşur. Kütüphane, üniversitedeki eğitim, öğretim ve araştırma etkinliklerini destekleyebilmek için uygun bir koleksiyona sahip olmalı, kullanıcılarının gereksinim duyduğu her türlü bilgi kaynağını (basılı, elektronik, görsel-işitsel) nitelik ve nicelik açısından değerlendirerek kütüphaneye kazandırmayı hedeflemelidir. Sayı ve kalite bakımdan belli bir düzeyde koleksiyona sahip olmayan kütüphanelerin etkin bir biçimde hizmet verme olanağı yoktur. Üniversite kütüphaneleri, satın alma, bağış ve değişim yöntemlerinin yanı sıra, elektronik veri tabanlarının erişimine olanak sağlayan abonelik, kaynak paylaşımı ve diğer işbirliği politikaları çerçevesinde basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını temin etmelidir.
Günümüzde bilgi kaynakları önemli ölçüde elektronik ortamda yayınlanmakta ve basılı bilgi kaynakları da hızla elektronik ortama taşınmaktadır. Üniversite kütüphaneleri de bu değişim ve dönüşüme uyum sağlamak zorundadır. Elektronik ortamdaki kütüphane kaynakları ayrı bir öneme sahiptir; çünkü elektronik kaynakların kullanımında zaman ve mekân sınırı ortadan kalkmakta ve böylece uzaktan öğretim görenler elektronik kütüphane koleksiyonlarından eşit düzeyde yararlanabilmektedir.
Yeni kurulan üniversitelerde genelde hazırlanmış bir stratejik plan bulunmamaktadır. Kütüphaneler için hazırlanan stratejik plan, bağlı bulunduğu kurum için hazırlanan stratejik planın içinde yer alır. Bu nedenle kütüphaneye ait bir stratejik plan mutlaka hazırlanmalı; bu plan doğrultusunda çekirdek koleksiyon oluşturulmalı; üniversitenin eğitim-öğretim programına göre bu koleksiyon geliştirilmeli ve güncel tutulması için yeterli bütçe ayrılmalıdır.
Türkiye’de üniversite kütüphaneleri arasında hizmet ve imkânlar açısından önemli farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılığın en önemli sebebi ulusal üniversite kütüphanesi standartlarının oluşturulmamış olmasıdır. Ayrıca, üniversiteler arasında kütüphanelerine ayrılan bütçe konusunda farklılıklar görülmektedir. Bu nedenle, üniversite kütüphanelerinin sahip olması gereken asgari koşullar belirlenmeli, kütüphaneler arasında gerekli olan uyum/bağlantı sağlanmalı ve bu koordinasyonun etkin bir şekilde işletilebilmesi için bu rapor çerçevesinde önerilen standartlar uygulamaya konulmalıdır.
Kütüphanenin sahip olduğu bilgi kaynaklarının dijital ortama aktarılması ve erişilebilirliğinin sürekli tutulması gerekmektedir. Ancak 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu buna izin vermemektedir. Bu nedenle ilgili kanunda düzenlemeler yapılmalı ve dijitalleştirmeye imkân sağlanmalıdır.
Üniversite kütüphanelerindeki koleksiyon standartları için EK-2’de önerilen standartlar ile aşağıda sıralanan hususlar dikkate alınmalıdır:
Kullanıcısı olmayan bir kütüphane düşünülemez. Üniversite kütüphaneleri tüm çalışmalarını ve hizmetlerini kullanıcıların gereksinimlerini karşılamak üzere yapmalı ve geliştirmelidir. Sınırlı kaynağın doğru hizmetlerin tasarlanmasında kullanılması için gerekli şartların sağlanması, kütüphanelerin ve kütüphanecilerin birincil görevidir.
Bilgisayar ve internet belli bir yaşın üzerindeki insanların yaşamına, yaygınlaşmasıyla birlikte girdi. Genç nesil ise bilgi teknolojisi ürünleri ile dijital dünyanın bir parçası haline geldi.
İnternetin paylaşımı kolaylaştırması, kaynağı ve doğruluğu belli olmayan bilgilerin hızla yayılmasına neden oldu. Katlanarak artan bilgi okyanusunda doğru bilgi kaynaklarına ulaşmak için başvurulan arama motorları, seçimi ve ayıklanması çok güç sonuçlar vermeye başladı.
Bu durumla gereği gibi baş etmek ve öğrencileri ihtiyaç duyduğu yeteneklerle donatmak için gelişmiş ülkeler, e-okuryazarlık dersleri açmakta, çeşitli programlar uygulamakta ve bu programları öğretim müfredatının her aşamasına entegre etmektedir. Dijital dünyada bilgiyi yönetmek, öğrencileri bu yeni dünyanın ihtiyaç duyduğu yeteneklerle donatmak ve bilgi okuryazarı bireyler olarak yetiştirmek üzere dersler açmak gerekmektedir.
Bir üniversite kütüphanesi temelde öğretim üyeleri, öğrenciler ve idari personel olmak üzere üç kullanıcı grubuna hizmet vermektedir. Bu üç grubun kütüphane kullanım amaçları ve kullanış biçimleri birbirinden ayrıldığı gibi, öğrenci grubu kendi içinde lisans ve lisansüstü gibi kategorilerde farklılıklar gösterir. Kütüphaneler hizmetlerini bu grupların farklı beklenti ve ihtiyaçlarına göre; üniversitelerin var oluş amaçları olan araştırma, eğitim ve öğretime göre şekillenmek zorundadır. Günümüzde kütüphanelerden teknolojinin de itici gücü ile hizmet çeşitliliği beklenmektedir. Bilgi teknolojileri ile gelen elektronik kaynaklar, dijital içerik taşıyıcılar, web keşif araçları gibi yeni nesil hizmetlere paralel olarak dolaşım (ödünç verme hizmeti), danışma gibi geleneksel hizmetlerin de sürdürülmesi beklenmektedir. Günümüzde kütüphane kullanımı fiziksel mekandan ve zamandan bağımsız olarak, 7/24 gerçekleşmektedir. Bu da kendi içinde fırsatlar yarattığı kadar zorluklarıda beraberinde getirmektedir. Liselerden gerekli bilgi okuryazarlığı formasyonuna sahip olmadan mezun olan öğrenciler üniversitelerde ilk kez gerçek bir kütüphane ile tanışmaktadır. Öğrencilere yaşam boyu eğitim için edinilmesi gerekli olan bilgi okuryazarlığı becerileri üniversite öncesinde kazandırılamadığından, üniversitede verilmeye çalışılmaktadır. Kütüphanecilerin donanımlarında da çeşitli eksiklikler bulunmakta ve meslek içi eğitim gereksinimi hissedilmektedir.
Üniversite kütüphanelerinde kullanıcı hizmetleri planlanırken EK-1’de önerilen ders planı taslağı, EK-2’de önerilen standartlar ve aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:
Kütüphaneler bugüne kadar olduğu gibi bundan sonra da teknolojiyi ilk uygulayan ve yeni teknolojilerden öncelikle etkilenen kurumlardan olmaya devam edecektir. Özellikle İnternetin ve elektronik yayıncılığın yaygınlaşması ile beraber kütüphanelere gelerek kullananlar kadar İnternet üzerinden kullanan kitleler oluşmuştur. Öğretim üyelerinin büyük bir bölümü artık kütüphane kaynaklarını odalarından ya da laboratuvarlarından kullanmaktadırlar. Kütüphanelerin mali kaynaklarının çok büyük bir oranı artan biçimde elektronik kaynaklara harcanmaktadır. Bu nedenle kullanıcıların olduğu her yerde olmayı amaç edinen kütüphaneler tüm hizmet ve olanaklarından en hızlı ve güvenilir şekilde kullanıcılarını yararlandıracak sistemler ve altyapılar kurmak ve bulut bilişimden daha fazla yararlanmak zorundadırlar.
Kütüphane bütçelerinin büyük kısmının elektronik kaynaklara ayrılmasına ve kullanıcıların büyük bölümünün kütüphane kaynaklarını uzaktan kullanma isteklerine rağmen, birçok üniversite kütüphanesi web sitesinin tasarımı yetersizdir. Öte yandan uluslararası standartlardan yoksun ve üniversite içindeki diğer sistemlerle uyumlu olmayan otomasyon sistemleri nedeni ile kaynaklar boşa harcamakta, kullanıcılar aradıkları bilgi kaynaklarına erişememektedir. Günümüz üniversite öğrencileri ağırlıklı olarak akıllı telefonlar, mobil cihazlar kullanırken üniversite kütüphaneleri onlara uygun ürün ve hizmet geliştirememektedir. Önümüzdeki dönemlerde bu konuda ciddi iyileştirmeler yapılamaz ise FATİH projesi ile büyüyen ve üniversiteye gelen gençlik ile kütüphaneler arasında büyük bir uçurum meydana gelecektir.
Üniversiteler bilişim altyapısı kurarken ve çeşitli faaliyetleri için otomasyon yazılımları seçerken bu yazılımların birlikte işleyebilirliğine dikkat etmeli ve tüm bilişim altyapısını bir bütün olarak planlamalıdır. Artık üniversiteler kurumsal düşünmek yerine global düşünmeli ve sistemlerini tüm dünya ile uyumlu ve birlikte çalışabilir sistemlerle oluşturmalıdır. Kütüphanelerin bünyesinde en az bir adet bilişim altyapısından sorumlu ve bilişim geçmişine sahip uzmanın bulunması hayati derecede gereklidir. Kısaca ifade etmek gerekirse;
Kütüphanelerin teknolojik altyapısı ile ilgili hususlar ise şu şekilde sıralanabilir:
Kütüphane otomasyon sistemi aşağıdaki standartlarla tamamen uyumlu olmalıdır:
3. Mobil Uygulamalar: Artık kütüphaneler standart web sitelerinin yanında mobil web siteleri de oluşturmalıdır. Bu web siteleri standart web sitesi ile aynı fonksiyonları içermeli, tüm hizmet ve olanaklara ulaşmayı sağlamalıdır. Ayrıca bugün birçok veri tabanı ve elektronik kitap ve dergi üreticisinin mobil uygulamaları mevcuttur. Bu uygulamalar, ürünlerin her yerden ve kolayca kullanılmasına imkan sağlamaktadır. Kütüphaneler bu uygulamaları da web sitelerinde kullanıcılarına göstermeli ve kullanımlarını teşvik etmelidirler.
4. Sosyal Medya: Kullanıcılarının olduğu her yerde olmayı amaç edinen kütüphaneler sosyal medyayı iyi kullanmalı ve sürekli güncellenen sosyal medya araçlarına sahip olmalıdır. Popüler sosyal medya araçlarından olan “facebook” ve “twitter” büyük kullanıcı gruplarını kendine çekmektedir. Sosyal medya üzerinde hizmet veren kütüphaneler güncel bir içerikle beslendiğinde kullanıcılara erişimde emsalsiz bir yol olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu nedenle kütüphaneler verdikleri hizmetleri çeşitlendirmeli, bu hizmetleri sosyal medya araçlarına taşımalıdır.
5. Bulut Bilişim: Herhangi bir yazılım ve depolama birimi olmaksızın her türlü bilgisayar, tablet ve akıllı telefonlar kullanılarak internet üzerinden bilgiye erişim sağlayan bilişim platformudur. Kütüphanelerde başka kurumlar gibi zaman ve paradan tasarruf için bu tür uygulamalar kullanmalıdırlar (Örneğin; konu rehberleri gibi çeşitli uygulamalar: Google, adobe, Microsoft, zotero vb.).
6. Yaratıcı Alanlar: Günümüz gençliğinin girişimcilik ve yeni fikirlerinin hayat bulabilmesi, kütüphanelerde yaratıcılıklarını geliştirici alanlar oluşturulmalıdır (Örneğin; 3 boyutlu yazıcılar ve tarayıcılar, yüksek başarımlı bilgisyarlar gibi).